Microsoft Excel merupakan aplikasi pengolah angka yang cukup populer. Masalah yang umum terjadi yaitu tidak bisa cetak dokumen Excel dengan tepat, sehingga data yang seharusnya menjadi 1 lembar bisa menjadi beberapa lembar.
Aplikasi Office ini berguna untuk mengolah data pada instansi perkantoran, khususnya dalam perhitungan dan akuntansi. Sebagaimana pengantar di atas, masalah yang umum dihadapi pengguna Excel adalah cara cetak dokumen Excel.
Oleh karena itu, Hidup Digital kali ini akan menjelaskan beberapa trik untuk cetak dokumen Excel dengan tepat. Dengan dalih menghemat penggunaan kertas, Anda tidak lagi membuang kertas karena salah cetak.
#1 Tinjau lembar kerja sebelum proses cetak
Ini cukup vital dan Anda mungkin harus melakukannya. Excel mempunyai tampilan berbeda, dengan Office lainnya. Oleh karena itu, meninjau lembar kerja sebelum proses cetak bisa memperlihatkan bagaimana hasil cetak nantinya.
Adapun Anda hanya perlu membuka bagian Page Layout untuk mengatur kertas atau orientasi. Setelah itu, akan muncul garis putus-putus yang menandakan area halaman.
Melalui garis tersebut, Anda bisa mengatur lembar kerja agar bisa tercetak sebagaimana kebutuhan Anda.
#2 Lihat melalui Page Layout
Ketika masih menggunakan tampilan default, Anda bisa mengaktifkan tampilan Page Layout untuk memperlihatkan dengan detail bagaimana hasil cetak dokumen excel.
Untuk melakukannya, klik View kemudian pilih Page Layout. Setelah itu, tampilan Excel akan terpisah menjadi lembaran-lembaran sebagaimana yang Anda lihat di Word.
Setelah terlihat area cetak, Anda bisa mengatur kolom untuk mendapatkan hasil cetak yang presisi, efisien, dan tidak buang-buang kertas.
#3 Optimalkan ruang cetak
Perlu Anda sadari, kita mempunyai dimensi terbatas pada tiap kertas yang digunakan untuk print. Namun ada beberapa cara yang bisa Anda lakukan untuk mengoptimalkan bidang yang ada, salah satunya dengan mengubah orientasi kertas.
Orientasi kertas default memang bagus untuk memperlihatkan banyak baris dan kolom. Namun ketika data Anda terlalu lebar namun tidak terlalu tinggi, ada baiknya Anda mengubah orientasi kertas dari portrait ke landscape.
Ketika masih membutuhkan ruang, Anda bisa mengubahmargin untuk menyesuaikan isi dokumen. Ini adalah hal sepele namun patut untuk Anda pertimbangkan.
#4 Pilih area yang ingin Anda cetak (Set Print Area)
Excel memungkinkan Anda untuk mencetak bagian tertentu saja, tanpa harus menghapus atau mengatur data lain di sekitarnya.
Anda bisa blok data tabel yang ingin Anda cetak, untuk mudahnya Anda bisa menggunakan Ctrl + Shift + 8 untuk menandai tabel yang ingin Anda cetak.
Kemudian, masuk menu Page Layout kemudian pilih Print Area > Set Print Area.
Setelah itu, Anda bisa melakukan pencetakan dokumen seperti biasa. Secara otomatis, hanya tabel yang terpilih yang bisa Anda cetak.
Untuk mengembalikan ke pengaturan semula, klik Page Layout kemudian Print Area > Clear Print Area.
#5 Gunakan Page Breaks
Ketika ingin mencetak spreadsheet yang luas, Anda bisa mengontrol dan men-split halaman menggunakan Page Breaks. Sama seperti di Word, Page Breaks berfungsi untuk memisahkan bagian cetak dengan menjadikannya halaman pertama dalam lembar cetak.
Tandai bagian yang ingin Anda pisahkan, kemudian klik Page Setup. Anda bisa memisahkan kolom berdasarkan urutan vertikal maupun horizontal.
Setelah itu klik Breaks > Insert Page Break.
Bagian yang Anda tandai akan masuk ke dalam lembar cetak baru.
Untuk mengembalikan ke pengaturan semula, klik Page Setup kemudian pilih Breaks > Remove Page Break.
Itulah tips dan trik untuk cetak dokumen Microsoft Excel agar tidak lagi salah cetak dan buang-buang kertas. Jika Anda mempunyai tips atau cara lain untuk cetak file Excel, silakan tulis di kolom komentar.
