Apakah Anda mendapati ukuran file Word terlalu besar? Ini sangat mungkin terjadi. Tidak perlu khawatir, ada beberapa cara untuk mengecilkan atau kompres ukuran file Word.
Saat ini mungkin hanya segelintir orang saja yang tidak mengenal Microsoft Word. Aplikasi olah kata ini sudah umum digunakan untuk mendukung pekerjaan semua orang dengan latar belakang dan profesi apapun.
Keunggulannya, Word tidak hanya mengolah kata namun juga bisa menyimpan gambar, grafik, tabel, dan sebagainya. Selain jumlah halaman yang sangat banyak, muatan gambar, grafik, maupun tabel dapat membuat ukuran file membengkak atau menjadi besar.
Oleh karena itu, Hidup Digital telah merangkum tips dan cara untuk mengecilkan (kompres) ukuran file Word dengan mudah.
Tips 1. Gunakan ukuran gambar kecil
Cara ini sangat efektif untuk mengecilkan ukuran file Word. Jika tulisan Anda memuat gambar, sebaiknya Anda memasukkan gambar yang mempunyai ukuran kecil.
Menjadi kebiasaan ketika Anda mengambil gambar dari telepon genggam yang mempunyai ukuran file hingga lebih dari 10MB. Sebaiknya, file tersebut Anda kompres terlebih dahulu hanya untuk kebutuhan Word.
Word sebenarnya mampu mengolah gambar 3D. Akan tetapi, jika Anda mempunyai gambar 3D, sebaiknya Anda konversi ke dalam bentuk 2D dan kompres ukuran gambarnya.
Tips 2. Kompres ukuran gambar melalui Word
Sama dengan tips pertama, gunakan ukuran file gambar yang relatif kecil. Dengan begitu, ukuran file menjadi relatif kecil.
Jika Anda tidak mempunyai waktu untuk mengecilkan file gambar, Anda bisa memanfaatkan fitur kompres yang ada di Microsoft Word. Adapun caranya sebagai berikut.
Buka file word yang ingin dikecilkan ukurannya. Kemudian cari muatan gambar yang ada di dalam file tersebut.
jika Anda sudah, klik pada gambar. Kemudian, klik tab Picture Format (akan muncul ketika Anda klik pada gambar). Setelah itu, pilih Compress Pictures pada bar Adjust.
Akan muncul jendela dialog Compress Pictures. Tandai pada opsi Apply only to this picture untuk mengecilkan ukuran gambar yang dipilih. Selain itu, tandai juga Delete cropped areas of pictures untuk mengecilkan bidang yang mungkin Anda potong (crop) di Microsoft Word.
Setelah itu klik OK, sehingga gambar Anda menjadi lebih kecil.
Tips 3. Gunakan Insert Graphics, bukan copy & paste
Mungkin sudah menjadi kebiasaan dengan melakukan copy & paste untuk memasukkan gambar. Misalkan Anda menyalin (copy) gambar dari website dan menaruhnya (paste) secara langsung di lembar kerja.
Hal ini memang dapat mempercepat pekerjaan Anda, namun sebaiknya dihindari. Gunakan fitur insert graphic, sehingga gambar melalui sistem akan dipersiapkan sesuai kebutuhan umum di Word.
Untuk memasukkan gambar di Word, Anda bisa melakukan beberapa langkah berikut.
Masuk ke bagian lembar kerja yang ingin Anda sisipkan gambar.
Klik tab Insert dan pilih Picture.
Akan muncul sebuah jendela navigasi file gambar. Pilih gambar yang akan disisipkan.
Setelah itu klik Insert. Secara otomatis Word akan menyisipkan gambar dengan menyesuaikan ukuran gambar di Word.
Tips 4. Matikan gambar thumbnail
Thumbnail merupakan gambar dengan ukuran sangat kecil yang berfungsi sebagai preview image. Di Word, thumbnail muncul di halaman preview ketika Anda menata Explorer dengan tampilan preview.
Fungsi thumbnail di sini antara penting dan tidak penting. Namun untuk mengecilkan ukuran file, sebaiknya fitur ini Anda hilangkan saja. Adapun caranya sebagai berikut.
Buka lembar kerja Word Anda terlebih dahulu.
Lakukan penyimpanan ulang dengan klik File >Save As. Lebih baik Anda melakukan penyimpanan kedua sebagai perbandingan (Save a Copy).
Sebelum menyimpan (klik Save), hilangkan tanda pada Save Thumbnail. Jika tidak ada, mungkin Anda perlu klik bagian More options… terlebih dahulu. Dengan begitu, file Word Anda tidak akan menampilkan thumbnail dan membuat ukuran menjadi relatif lebih kecil.
Jika Anda mengira ukuran file doc lebih kecil daripada docx, maka Anda perlu mengubah cara berfikir tentang Word. Perlu Anda ketahui, format file baru (docx) dirancang untuk lebih kompatibel daripada doc.
Format baru merupakan pengembangan format yang sudah ada sebelumnya. Oleh karena itu, format baru memungkinkan file mempunyai fitur yang lebih baik, termasuk kompres untuk menghasilkan ukuran file yang tepat.
Tips 6. Hilangkan hidden properties
Hidden properties merupakan informasi yang lebih lengkap dari apa yang dilihat pengguna. Word mempunyai data serupa yang tidak bisa Anda lihat dengan mudah dari front-end. Jika terlalu banyak data, maka akan memengaruhi ukuran file.
Untuk mengatasinya, Anda bisa melakukan Inspect Document dan menyingkirkan informasinya. Adapun caranya sebagai berikut.
Buka file, kemudian simpan ulang sebagai back-up.
Klik tab menu File kemudian Check for Issues > Inspect Document.
Akan muncul pengingat untuk menyimpan dokumen, klik Yes.
Tunggu beberapa saat hingga muncul panel Document Inspector, kemudian klik Inspect untuk memulai scanning.
Setelah scanning selesai, akan muncul jendela Document Inspector. Klik Remove All untuk menyingkirkan hidden properties.
Setelah selesai semua, klik Reinspect untuk melakukan scanning ulang atau Close.
Tips 7. Gunakan online Word compressor
Jika Anda tidak mempunyai banyak waktu untuk mengatur semua kebutuhan di atas, lakukan konversi secara online. Ada banyak website untuk kompres file Word menjadi lebih kecil.
Anda juga bisa menggunakan aplikasi pihak ketiga. Namun, pastikan kompresor ini tidak menurunkan kualitas dokumen.
Mengecilkan (kompres) ukuran file Word cukup mudah bukan? Ada banyak tips yang bisa Anda terapkan. Jika Anda mempunyai cara lain, bisa berbagi di kolom komentar ya.
