Saat ini, membuat tampilan grafis di Microsoft Office bisa Anda lakukan dengan cepat. Misalkan dalam membuat proposal atau laporan memerlukan gambar bagan, dalam presentasi memerlukan grafis yang unik dan informatif, dan sebagainya. Microsoft Word, Excel, PowerPoint, dan Outlook mempunyai senjata untuk membuat ini.
Mungkin banyak orang yang tidak tahu tentang fitur ini. Umumnya membuat data visual atau grafis secara manual. Pastinya membuat Anda ribet dan memakan waktu banyak.
Perlu Anda ketahui, sebenarnya Microsoft telah membekali produk Office untuk membuat bagan dengan cepat. Empat produk unggulan Office 2007 sudah dibekali dengan fitur SmartArt.
SmartArt
SmartArt merupakan sebuah grafis yang bisa dibuat dan ditambahkan di dokumen Office. Fitur ini membantu kita untuk mengubah informasi teks menjadi visual, karena mudah untuk dipahami dan diinterpretasikan.
Anda bisa menggunakan SmartArt di Microsoft Office 2007 meliputi Word, Excel, PowerPoint, dan Outlook. Tidak perlu khawatir, seri Microsoft masih mempertahankan fitur ini di seri Office terbaru hingga sekarang.
Cara membuat SmartArt
Cara membuat SmartArt cukup mudah. Ada dua tahapan penting untuk membuatnya, yaitu memasukkan bagan ke lembar kerja kemudian memasukkan data serta mengeditnya. Berikut adalah langkah-langkahnya.
Pertama, memasukkan SmartArt ke lembar kerja
Buka file yang akan diberi SmartArt. Letakkan pointer pada posisi yang Anda inginkan.
Klik tab Insert kemudian lihat pada kolom Illustrations.
Temukan dan klik bagian SmartArt. Beberapa versi Office menampilkan logo dan tulisan dalam bentuk kecil, namun versi tentu hanya menampilkan ikon dalam bentuk besar.
Setelah itu, Anda akan menemui jendela grafis (Choose a SmartArt Graphic). Di dalamnya terdapat berbagai macam bentuk dan kategori bagan.
Pilih kategori grafis yang Anda inginkan dan sesuai kebutuhan. Setidaknya ada beberapa kategori, yaitu sebagai berikut.
All untuk menampilkan semua preset grafis yang tersedia.
List berisi model grafis seperti daftar berpoin.
Process berisikan beberapa model grafis untuk menyajikan informasi yang berproses.
Cycle menampilkan model grafis yang bersifat siklus.
Hierarchy merupakan model tata letak hirarki.
Relationship menampilkan model grafis yang saling berhubungan.
Matrix menyajikan model data yang membutuhkan sumbu matriks X dan Y.
Pyramid menampilkan model grafis dari data-data proporsional.
Picture menampilkan model yang bebas.
Office.com untuk mencari bentuk grafis secara online.
Jangan lupa memilih model yang sesuai dan tentunya menarik.
Setelah itu, langsung klik OK untuk menampilkannya di lembar kerja.
Klik grafis SmartArt pada lembar kerja, secara otomatis akan muncul panel teks. Melalui panel tersebut, Anda dapat memasukkan data di dalam SmartArt.
Masukkan data sesuai dengan posisi panel. Selain menggunakan panel, Anda dapat memasukkan data secara langsung, klik bagian yang akan diisi data.
Klik tanda silang pada panel untuk mengakhiri input data.
Ketika Anda mempunyai perubahan bentuk atau menambah kolom, Anda bisa mengikuti langkah selanjutnya. Anda cukup mengedit atau mendesain ulang bentuk (menambah dan mengurangi) serta mengubah tampilan data.
Ketiga, mendesain bentuk dan tampilan
Mendesain bentuk dan tampilan sebenarnya adalah dua langkah berbeda, namun bisa Anda lakukan secara bersamaan.
Ada dua bagian penting yang perlu Anda pahami. Ketika pointer berada pada salah sastu bidang (klik bidang SmartArt), pada bagian atas akan muncul panel SmartArt Tools, yang berisikan dua sub.
Design berfungsi untuk memodifikasi bentuk grafis
Format berfungsi untuk mengedit tampilan.
Untuk mendesain ulang atau modifikasi bentuk grafis (menambah atau mengurangi kolom), Anda dapat mengikuti beberapa langkah berikut.
Klik bidang grafis, sehingga muncul panel SmartArt. Kemudian, pilih menu tab Design.
Untuk menambah kolom, Anda perlu berfokus pada Add Shape pada kolom Create Graphic.
Klik salah satu bidang, kemudian klik Add Shape. Di sini Anda memiliki beberapa opsi penambahan.
Pada intinya, Anda ingin menambahkan (insert) kolom sebelum atau sesudah kolom yang di klik. Anda dapat mengeksplorasi bagian ini, karena beberapa model mempunyai opsi berbeda-beda.
Untuk menghapus bidang, Anda cukup klik bidang yang akan dihapus kemudian pencet tombol DEL pada keyboard.
Sebenarnya, cara untuk mengedit tampilan hampir sama dengan proses mengedit tampilan pada umumnya. Berikut adalah langkah-langkahnya.
Klik bidangnya sehingga akan muncul panel SmartArt. Kemudian pilih tab Format.
Pada tab menu Format akan muncul kolom Shape dan Shape Styles.
Shape untuk mengubah tampilan bentuk bangun yang Anda gunakan.
Shape Style untuk mengubah tampilan seperti warna, garis, dan sebagainya.
Langkah selanjutnya, Anda dapat mengubah bentuk tampilan. Pastikan komposisinya enak untuk dilihat.
Cukup mudah bukan? Fitur SmartArt dapat Anda terapkan di Microsoft Word, Excel, PowerPoint, maupun Outlook.
Anda bisa menyesuaikan ukuran dengan menarik border. Pastikan sesuai dengan ukuran kertas.
Pada PowerPoint, Anda dapat menerapkan fitur ini dengan mudah. Selain itu, Anda dapat mengkonversi slide tulisan menjadi sebuah SmartArt. Anda bisa memilih bidangnya kemudian klik Convert to SmartArt di menu Paragraph.
