BerandaAplikasiMengatur Penerima Surat Menggunakan Mail Merge di Microsoft Word
Mengatur Penerima Surat Menggunakan Mail Merge di Microsoft Word
Penulis: Alhasbi
Mail Merge merupakan fitur dalam Microsoft Word yang berfungsi untuk memudahkan pengguna dalam keperluan mengirim surat ke banyak penerima sekaligus.
Menggunakan Mail Merge, Anda tidak perlu membuat surat berlembar-lembar di Microsoft Word karena banyaknya penerima surat. Tentu hal tersebut akan membingungkan dan merepotkan Anda, terlebih alamat tujuan berbeda-beda. Selain itu, cara manual ini juga rentan terjadi human error.
Mail Merge pada Microsoft Word sengaja diciptakan untuk mengatasi masalah tersebut. Fitur ini secara khusus berfungsi untuk memberikan daftar tertentu dalam urusan surat-menyurat.
Pasalnya, Anda cukup membuat satu file saja namun bisa Anda gunakan untuk puluhan bahkan ratusan penerima sekaligus. Dengan kata lain, Anda cukup membuat satu lembar file sebagai master surat, namun bisa Anda isikan banyak penerima ketika proses cetak.
Hal tersebut sangat berguna terlebih bagi Anda yang sering mengurusi surat dalam administrasi perkantoran. Akan tetapi, tidak sedikit orang yang masih tidak tahu cara menggunakan Mail Merge.
Jangan panik dulu, kali ini Hidup Digital akan menjelaskan cara mengatur penerima surat menggunakan Mail Merge di Microsoft Word.
Tahap 1, membuat daftar penerima surat
Ini merupakan hal pertama yang perlu Anda lakukan, yaitu membuat daftar penerima surat. Sebenarnya Anda bisa membuat daftarnya nanti, namun sebaiknya Anda membuatnya terlebih dahulu agar tidak bingung.
Sebaiknya Anda membuat daftar melalui Microsoft Excel, karena nantinya Anda dapat dengan mudah mengaturnya ke Word. Oleh karena itu, buka Microsoft Excel terlebih dahulu.
Setelah itu, silakan membuat kolom detail penerima. Misalnya nama penerima, alamat, dan nomor telepon. Untuk lebih lengkapnya, Anda bisa melihat pada gambar berikut ini
Jangan lupa untuk menyimpan file setelah data lengkap. Pastikan tidak ada kesalahan penulisan daftar penerima, karena tahap selanjutnya adalah mengoperasikan data ke dalam master undangan.
Seperti yang sudah dijelaskan di awal, Anda perlu membuat satu master file terlebih dahulu. Master file di sini maksudnya adalah format surat atau amplop yang ingin Anda kirimkan ke banyak orang.
Buka Microsoft Word kemudian tulis isi surat.
Jika sudah ada maka Anda bisa langsung membukanya.
Selain surat, Anda bisa menerapkan cara ini untuk menulis alamat pada amplop, membuat label, undangan, dan sebagainya.
Tahap 3, menerapkan Mail Merge pada master
Setelah semua data sudah siap, tahap selanjutnya adalah menghubungkan data (yang telah Anda buat pada tahap 1) ke master (yang sudah Anda buat di tahap 2). Adapun caranya sebagai berikut.
Buka menu Mailings kemudian pilih sub menu Select Recipients > Use an Existing List…
Kemudian Anda bisa pilih file Excel yang berisi daftar penerima undangan (Tahap 1). Setelah itu pilih Sheet pada tabel Excel yang akan digunakan.
Kemudian masukkan daftar penerima dengan klik menu Mailings > Insert Merge Field kemudian pilih daftar yang ingin Anda munculkan.
Ulangi langkah 3 untuk memasukkan daftar lainnya, sehingga akan terlihat seperti gambar berikut.
Untuk melihat hasilnya (preview), Anda bisa klik menu Mailings kemudian pilih Preview Results. Di sebelahnya terdapat panel Next dan Rewind untuk melihat daftar sesuai urutannya.
Jika sudah selesai, Anda bisa langsung print. Secara otomatis, meskipun file berisi 1 lembar, printer akan mencetak sesuai dengan jumlah penerima yang terdaftar.
