BerandaAplikasiMengapa Perlu Membuat Tanda Tangan Elektronik atau Digital?
Mengapa Perlu Membuat Tanda Tangan Elektronik atau Digital?
Penulis: Alhasbi
Membuat tanda tangan digital atau tanda tangan elektronik merupakan sebuah pekerjaan umum yang hampir semua orang harus bisa. Tentunya, adanya tanda tangan versi ini dapat memudahkan Anda (khususnya pekerja kantoran) dalam mengurus perihal administratif.
Adanya wabah pandemi COVID-19 membuat teknologi harus berkembang dengan pesat. Salah satu perkembangan yang umum adalah munculnya tanda tangan dalam bentuk elektronik. Alhasil, bentuk tanda tangan ini memudahkan semua orang dalam membuat legalitas sebuah file.
Pada kesempatan ini, Hidup Digital akan menjelaskan beberapa cara membuat tanda tangan digital atau elektronik.
Tanda tangan digital sah atau tidak?
Perlu Anda pahami, tanda tangan elektronik mempunyai fungsi yang sama seperti tanda tangan basah atau tanda tangan biasa. Perbedaannya terletak pada cara membuat serta kepraktisan saat menggunakannya. Hal ini tentunya sangat membantu banyak orang dalam mengatur dokumen-dokumen penting seperti surat menyurat.
Pemerintah Indonesia sendiri telah mengatur keabsahan tanda tangan dengan bentuk ini sesuai dengan UU Nomor 18 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik atau UU ITE dan Peraturan Pemerintah No 71 Tahun 2019 tentang Penyelenggaraan Sistem dan Transaksi Elektronik (PP PSTE).
Tanda Tangan Elektronik adalah tanda tangan yang terdiri atas Informasi Elektronik yang dilekatkan, terasosiasi atau terkait dengan Informasi Elektronik lainnya yang digunakan sebagai alat verifikasi dan autentikasi.
Perlu Anda pahami, pada dasarnya sebuah tanda tangan berfungsi sebagai alat autentikasi dan verifikasi atas identitas penandatangan dan keutuhan serta keautentikan informasi yang berbentuk elektronik. Selain itu, persetujuan terhadap informasi elektronik melalui tanda tangan elektronik juga harus menggunakan mekanisme tertentu untuk memperlihatkan maksud dan tujuan pemberi tanda tangan.
Dengan kata lain, membuat tanda tangan digital bisa Anda lakukan sebagai pengganti tanda tangan basah guna mempermudah dalam mengesahkan legalitas surat. Akan tetapi, ada mekanisme yang perlu Anda lakukan agar tanda tangan dianggap sah.
Jadi mengapa Anda perlu membuat tanda tangan digital? Tanda tangan bagi sebuah instansi maupun individual berperan cukup penting. Selain itu, pemerintah juga memperbolehkan penggunaan tanda tangan elektronik sesuai dengan maksud dan tujuan pemberi tanda tangan.
Berikut ini adalah beberapa alasan mengapa Anda perlu untuk membuat sebuah tanda tangan digital, khususnya dalam hal administratif berupa legalitas maupun dokumen bisnis online.
Lebih cepat dan praktis
Berbeda dengan berkas cetak, tanda tangan elektronik memungkinkan Anda melewati beberapa proses ribet dan bisa memperlambat pekerjaan Anda. Mulai dari proses cetak, pemberian tanda tangan basah, kemudian pemindaian (scan), baru ke pengiriman.
Ketika Anda menggunakan tanda tangan elektronik, beberapa tahapan yang memakan waktu tersebut akan menjadi lebih ribet. Pasalnya, Anda cukup mengoreksi isi dokumen kemudian membubuhkan tanda tangan di dalamnya. Bahkan jika Anda membutuhkan dokumen dalam bentuk fisik maka Anda tidak membutuhkan waktu yang lama.
Nyaman
Selain cepat dan praktis, keuntungan lainnya adalah nyaman. Anda dapat menandatangani dokumen secara digital di mana pun dan kapanpun. Tentunya hal ini mendukung setiap karyawan yang harus melakukan pekerjaan secara daring atau work from home.
Selain itu, tidak perlu menggunakan komputer atau laptop karena pemberian tanda tangan bisa Anda lakukan menggunakan smartphone sekalipun. Hal ini tentunya membuat aktivitas menandatangani dokumen menjadi lebih simpel dan nyaman, serta tidak mengganggu aktivitas liburan Anda.
Lebih akurat dan rapi
Perlu Anda pahami, dokumen elektronik menggunakan bidang terbatas yang mengharuskan Anda untuk memeriksa dan memastikan apa yang harus ada di dalamnya sudah benar. Misalkan, Anda harus menulis dengan panjang kalimat menggunakan jumlah karakter yang cukup agar sesuai dengan ukuran kertas atau menggunakan 10 digit untuk menulis nama.
Tentunya beberapa hal ini bisa Anda lakukan dengan mudah ketika dokumen berbentuk elektronik. Selain itu, Anda juga bisa mengatur sedemikian rupa sehingga dokumen lebih terlihat rapi.
Terlebih lagi, Anda bisa membuat dan mengatur tanda tangan digital menjadi lebih rapi maupun presisi. Tentunya, Anda tidak ingin bentuk tanda tangan terlalu condong ke kiri atau kanan kan? Hal ini sangat mungkin Anda atasi ketika menggunakan tanda tangan elektronik.
Lebih aman
Faktor keamanan menjadi hal yang penting dalam berbisnis. Melalui tanda tangan elektronik, setiap pengusaha bisa mencegah dan terhindar dari kompromi bisnis yang mungkin sensitif. Selain itu, dokumen elektronik juga memberikan keamanan ekstra yang tidak bisa Anda dapatkan ketika menggunakan dokumen fisik dari kertas.
Sesuai dengan praktik manajemen dokumen yang baik
Melalui protokol tanda tangan elektronik, Anda bisa menempatkan semua orang yang perlu untuk tanda tangan pada halaman yang sama. Selain itu, ketika membuat tanda tangan digital Anda lakukan secara konsisten maka akan mewujudkan manajemen dokumen yang lebih baik.
Jangan ragu lagi untuk membuat tanda tangan digital karena sudah sesuai dengan peraturan yang berjalan di Indonesia. Jika Anda mempunyai informasi penting lain tentang bentuk tanda tangan ini, silakan tulis di kolom komentar.
