BerandaAplikasiMail Merge: Membuat Undangan di Microsoft Word
Mail Merge: Membuat Undangan di Microsoft Word
Penulis: Alhasbi
Membuat undangan memang merupakan hal yang mudah. Namun, pernahkah Anda membuat undangan dalam jumlah yang sangat banyak? Jika Anda membuatnya satu per-satu tentu akan sangat repot. Oleh sebab itu, untuk membuat undangan Anda bisa memanfaatkan alat mail merge pada Microsoft Word.
Mail merge merupakan sebuah fitur di Microsoft Word yang berguna untuk membantu kita dalam kegiatan surat menyurat. Fitur ini memungkinkan kita untuk membuat satu surat saja dengan tujuan penerima beberapa orang sekaligus.
Penasaran? Pada kesempatan ini Hidup Digital telah merangkum cara menggunakan mail merge untuk membuat undangan.
Tahap 1, persiapan
Sebelum membuatnya, Anda perlu mempersiapkan beberapa hal meliputi:
Daftar penerima surat. Anda bisa mencatatnya di kertas atau menulisnya di Microsoft Excel.
Surat yang ingin Anda kirim dalam format Microsoft Word.
Jika Anda sudah mempersiapkannya, Anda bisa melanjutkan ke tahap berikutnya.
Klik tab menu Mailings kemudian klik Start Mail Merge > Step-by-Step Mail Merge Wizard…
Setelah itu, di bagian kanan Microsoft Word akan muncul jendela Mail Merge. Anda dapat memilih opsi dokumen yang akan Anda buat. Jika membuat undangan maka pilih Letters, kemudian klik Next: Starting Document.
Tandai Use the current document kemudian klik Next: Select recipients.
Jika Anda sudah membuat daftar penerima pesan melalui Microsoft Excel maka tandai Use an existing list kemudian klik Browse… Akan muncul sebuah jendela untuk memasukkan file Excel Anda. Namun, jika Anda tidak membuat daftar di Excel, Anda bisa melanjutkan ke langkah selanjutnya.
Ketika Anda tidak membuat daftar undangan di Excel, maka Anda bisa membuatnya secara manual. Tandai Type a new list kemudian klik Create…
Masukkan data penerima undangan, lengkap dengan informasi lainnya. Klik New Entry untuk menambahkan daftar.
Jika sudah sesuai, klik OK kemudian Anda akan diminta untuk menyimpan daftar tersebut.
Tandai seluruh daftar yang akan diundang, kemudian klik OK.
Letakkan pointer di bagian nama dan alamat penerima. Klik Mailings > Insert Merge Field. Anda bisa memilih First Name untuk memunculkan nama depan dan Last Name untuk memunculkan nama belakang. Sehingga, pada bagian nama akan terlihat seperti <<First_Name>><<Last_Name>>.
Ulangi cara di atas untuk memunculkan bagian alamat dan informasi lain. Hasilnya kurang lebih seperti pada gambar berikut.
Kemudian, pada bagian kanan jendela, klik Next: Write your letters.
Klik Next: Preview your letters.
Anda bisa melihat preview satu persatu dengan menekan ikon << atau >>. Secara otomatis pada bagian nama akan berubah mengikuti daftar yang telah Anda buat. Setelah itu, klik Next:Complete the merge.
Tahap 3, mencetak undangan
Jika data yang Anda masukkan dan surat sudah benar, Anda bisa langsung mencetaknya. Klik Print…
Pilih halaman yang ingin Anda cetak
Setelah itu, Anda bisa melakukan proses cetak seperti biasa.
Itulah tadi cara membuat undangan menggunakan mail merge di Microsoft Word. Cukup mudah kan? Jika Anda mempunyai usul atau masukan, silakan tulis di kolom komentar ya.
