Penulis: Alhasbi

Berbeda dengan manual, bekerja menggunakan Microsoft Word akan membuat dokumen Anda terlihat lebih rapi. Namun, tidak sedikit pengguna justru menemukan dokumen mereka mengalami beberapa gangguan. Salah satu yang mengesalkan adalah spasi yang hilang atau double sehingga membuat dokumen menjadi berantakan.

Hal ini terjadi ketika Anda menggunakan beberapa device atau saat mengirim file ke orang lain. Meskipun sepele, nyatanya hal ini membuat Anda sangat kesal karena terkesan konyol.

Namun Anda tidak perlu bingung, pasalnya ada beberapa tips dan trik khusus untuk mengatasi spasi yang berantakan di dokumen Word. Hidup Digital akan menjelaskan penyebab dan cara mengatasinya.

Penyebab spasi berantakan

Sebelum ke cara mengatasinya, Anda perlu mengetahui penyebabnya terlebih dahulu.

Masalah yang umum terjadi yaitu ketika Anda melakukan copy-paste langsung dari internet. Jarak spasi antar kata biasanya menjadi lebih renggang dan lebih lebar dari seharusnya. Hal ini membuat tulisan tersebut menjadi sangat tidak beraturan dan terlihat berantakan atau tidak rapi.

Namun, tidak hanya copy-paste internet yang menjadi penyebab spasi menjadi berantakan. Adapun masalah yang umum adalah menyimpan atau mengakses dokumen menggunakan versi Word yang berbeda-beda. Ini merupakan masalah teknis yang cukup sering terjadi.

Misalkan Anda mengetik menggunakan Word 2010 kemudian ingin membuka file di Word 2003. Besar kemungkinan terjadi error yang mengakibatkan tulisan menjadi tidak rapi atau berantakan.

Bahkan, beberapa pengguna merasakan spasi-nya hilang sehingga terlihat seperti tulisan tanpa spasi. Hal ini sangat menjengkelkan bukan?

Ketika Anda memperbaiki satu paragraf mungkin cukup masuk akal, namun bagaimana jika satu dokumen yang berisikan puluhan lembar tulisan? Berikut ini cara mengatasinya.

#1, menggunakan fitur Find and Replace

Find and Replace merupakan fitur Word untuk memudahkan pengguna dalam menemukan maupun mengganti satu atau beberapa kata sekaligus.

Fitur ini juga bisa mendeteksi adanya karakter spasi, sehingga bisa Anda gunakan untuk mengubah spasi ganda menjadi satu spasi saja. Adapun caranya sebagai berikut.

  1. Buka dokumen Word yang ingin Anda perbaiki.

  1. Blok/sortir bagian yang ingin Anda edit atau tekan Ctrl + A jika ketidakrapian ada di seluruh bagian dokumen.
  2. Setelah itu, buka Find and Replace dengan Ctrl + H atau menavigasi melalui menu Home > Replace.

  1. Masuk ke tab Replace kemudian perhatikan beberapa hal berikut ini.
  2. Anda bisa langsung mengetik 2 spasi pada kolom Find what.
  3. Setelah itu, Anda bisa mengetik 1 spasi di kolom Replace with.
  4. Jika sudah sesuai, klik Replace All sehingga fitur ini akan menyeleksi 2 spasi menjadi 1 spasi.

  1. Lakukan tahap 7 beberapa kali, hingga muncul notifikasi 0 replacement.

Baca Juga : Mengubah Kapital Menjadi Huruf Kecil di Word 

#2, mengubah jenis file penyimpanan

Perlu Anda ketahui, penyebab yang umum yaitu perbedaan tipe file sehingga Word tidak bisa membaca data dengan baik. Nyatanya ada perbedaan antara format file DOC dengan DOCX.

Untuk mengatasinya, Anda bisa menyimpan ulang file kedalam format yang sesuai. Dengan kata lain, Anda perlu mengubah jenis file untuk mendapatkan dokumen sesuai dengan aslinya.

  1. Buka dokumen Word yang sudah terlanjur berantakan.
  2. Klik menu File kemudian pilih Save As untuk menyimpan ulang.
  3. Kemudian Anda bisa mengubah bagian Save as type: dari Word Document menjadi Word 97-2003 Document (*.doc).

  1. Setelah itu, klik Save untuk menyimpan dokumen.
  2. Anda bisa menutup Word, kemudian membuka filenya kembali untuk melihat perbedaan yang terjadi.

#3, mengubah pengaturan di Word 2010 dan terbaru

Ini juga menjadi cara mudah yang bisa Anda coba untuk mengatasi spasi yang berantakan di Microsoft Word.

Pada dasarnya, Anda perlu melakukan penyesuaian terhadap pengaturan file. Tujuannya, Anda tetap bisa membuka dokumen meskipun ada beberapa fitur yang tidak mendukung versi lama.

  1. Buka dokumen menggunakan Microsoft Word 2010 atau terbaru.
  2. Masuk ke menu File > Info kemudian buka bagian Check for Issues > Check Compatibility.

  1. Setelah itu, tandai beberapa versi agar bisa diakses oleh beberapa versi Word khususnya Word 97-2003, Word 2007, maupun Word 2010.

  1. Ketika Anda sudah melakukan pengaturan tersebut, dokumen Word bisa diakses oleh berbagai versi Word tanpa takut berubah format.

Baca Juga : Membuka File Microsoft Word yang Terkunci 

Selamat mencoba

Cara mengatasi spasi yang berantakan di Microsoft Word cukup mudah kan? Jika Anda mempunyai cara lain yang tidak kalah mudah atau pertanyaan lain tentang kehidupan digital, silakan tulis di kolom komentar.

Selamat mencoba!

Sumber

LEAVE A REPLY

Please enter your comment!
Please enter your name here