Tidak sedikit orang merasakan ukuran file dokumen Word mereka terlalu besar, sehingga mungkin perlu mengecilkan ukuran agar muat untuk upload atau memudahkan dalam mengirim file. Oleh karena itu, Anda mungkin perlu untuk kompres file Word.
Saat ini, mengelola soft file juga menjadi hal penting untuk Anda lakukan. Terkadang, Anda perlu melampirkan soft file ketika mengumpulkan pekerjaan atau tugas. Bahkan, tidak sedikit instansi menggunakan batasan file maksimal untuk memudahkan pengelolaan data.
Oleh karena itu, Hidup Digital kali ini akan menjelaskan cara kompres file di Microsoft Word dengan mudah agar ukuran file Word Anda menjadi lebih kecil. Adapun berikut ini beberapa cara yang bisa Anda tentukan untuk kompres file di Microsoft Word.
Mengkompres gambar
Idealnya, menyisipkan gambar dengan ukuran kecil dapat mengurangi ukuran dokumen Word. Namun, Anda dapat mengompres satu atau semua gambar dalam file Word sekalipun.
Ini menjadi solusi ketika Anda harus mengubah beberapa gambar sekaligus, daripada mengedit satu-persatu.
Klik gambar kemudian pilih Picture Tools Format atau tab Picture Format pada ribbon.
Pilih Compress Pictures dalam kolom Adjust.
Setelah sebuah kotak dialog muncul, pilih opsi to apply only to the current picture atau hilangkan tanda pada to apply to all pictures.
Pilih opsi to apply only to the current picture atau hilangkan tanda to apply to all pictures.
Pilih resolusi dokumen yang Anda inginkan kemudian klik OK.
Gunakan Insert daripada copy-paste gambar
Anda bisa menyisipkan gambar melalui ribbon daripada copy-paste dari file lain. Saat Anda copy-paste, gambar dapat kehilangan kompresi, berubah jenis file, hingga kesalahan dala yang bisa memperbesar ukuran file.
Untuk menyisipkan gambar di Microsoft Word:
Klik tab Insert kemudian Picture.
Sebuah kotak dialog muncul, kemudian arahkan ke lokasi gambar.
Klik gambar dan klik Insert atau klik-ganda pada gambar.
Anda juga memiliki opsi untuk menautkan ke file gambar dengan klik panah di sebelah Insert dalam kotak Insert Picture, kemudian pilih Link to File.
Menggunakan gambar file yang berukuran lebih kecil
Sebaiknya, sisipkan gambar dalam ukuran lebih kecil untuk mengurangi ukuran file Word. Misalnya, jika Anda menyisipkan gambar dari ponsel yang mempunyai resolusi tinggi, ini akan menghasilkan dokumen yang lebih besar.
Oleh karena itu, ada baiknya Anda mengubah resolusi ukuran gambar menjadi lebih kecil terlebih dahulu sebelum menyisipkan gambar ke dokumen.
Namun, jika Anda menggunakan stok gambar stok maka pilih gambar dengan resolusi terendah (pada tingkat kualitas yang Anda perlukan). Anda juga dapat membuka gambar dalam program pengeditan gambar (seperti Microsoft Picture Manager atau Adobe Photoshop) lalu menyimpannya pada resolusi yang lebih rendah.
Di Word 365, salah satu masalah yang menyebabkan ukuran file membengkak adalah model 3D. Meskipun model 3D tidak disisipkan sebagai gambar melainkan sebagai model 3D, mereka adalah gambar. Anda tidak dapat mengompres model 3D seperti jenis gambar lainnya sehingga Anda mungkin perlu menghapus model 3D atau menggunakan gambar alih-alih model 3D jika ukuran file menjadi masalah.
Semakin banyak pemformatan manual atau langsung yang Anda gunakan dalam dokumen Word, semakin besar jadinya. Oleh karena itu, sebaiknya Anda menggunakan gaya sebanyak mungkin untuk mengurangi ukuran file dan mengotomatiskan pemformatan.
Untuk menerapkan gaya:
Pilih konten yang ingin Anda terapkan gayanya (seperti tajuk).
Klik Style di grup gaya pada tab Home.
Untuk mengubah gaya:
Klik kanan Style yang ada di tab Home kemudian pilihModify.
Lakukan perubahan yang diperlukan, kemudian klikOK.
Menyimpan salinan dokumen yang berukuran besar
Salah satu upaya agar dokumen Word berukuran kecil yaitu menyimpan salinan dokumen secara berkala melalui Save As.
Ketika Anda menyimpan salinan dan menggunakan Save As, riwayat pengeditan akan hilang selama proses. Dengan begitu, tidak ada history detail yang membuat file menjadi sangat berat.
Untuk Save As di Word:
Klik tab File kemudian pilih Save As. Jika perlu, klik Options/other options.
Setelah dialog penyimpanan muncul, pilih lokasi penyimpanan dan atur nama file agar tidak sama.
Jika sudah sesuai, Klik Save untuk menyimpan dokumen Word Anda.
Anda juga bisa menyimpan file secara berkala menurut waktu seperti Revisi Jan 22, kemudian Revisi Jan 25, atau Revisi Jan 29. Cara ini bisa Anda lakukan untuk terhindar dari dokumen yang tiba-tiba rusak.
Rekomendasi lain adalah tab Review untuk menerima atau menolak pelacakan perubahan dan mematikan fitur tersebut. Ini bisa Anda lakukan sebelum atau setelah membuat salinan file. Hal ini karena fitur riwayat ini dapat membuat file Anda berukuran lebih besar.
Mengubah pengaturan AutoRecover
Anda bisa mematikan fitur AutoRecover atau mengubah waktu ketika Word membuat file autorecover. Dengan begitu, Word tidak akan lagi membuat backup file Word ketika aplikasi mengalami kerusakan (crash). Nyatanya, fitur ini juga membuat dokumen Word Anda mempunyai ukuran yang lebih besar.
Untuk mengubah waktu simpan AutoRecover ke waktu yang lebih lama (misalnya 20 menit):
Klik tab File kemudian pilih Options.
Setelah itu klik Save di kolom kiri kemudian ubah waktu AutoRecover menjadi lebih panjang.
Jika sudah sesuai, klik OK untuk menerapkan pengaturan tersebut.
Opsi Simpan Autorecover muncul di kotak dialog Opsi Word:
Klik tab File kemudian pilih Options.
Buka kategori Save kemudian hapus tanda pada Save AutoRecover.
Jika sudah sesuai, klik Oke untuk menerapkan pengaturan.
Di catatan lain, jika AutoRecover diaktifkan dan Anda membiarkan file Word tetap terbuka saat Anda meninggalkan komputer, ukuran file akan terus bertambah saat Word membuat versi baru dari file tersebut. Pertimbangkan untuk menutup file saat Anda tidak sedang mengerjakannya.
Ketika Anda perlu menyematkan objek (seperti lembar kerja Excel) di dokumen Word Anda, ini akan menambah ukuran file. Cobalah untuk menghindari penyematan jika Anda perlu mengurangi ukuran file atau mengonversi objek yang disematkan menjadi gambar.
Untuk mengonversi objek menjadi gambar, pilih objek kemudian tekan Ctrl + Shift + F9.
Sedangkan untuk mengonversi seluruh objek menjadi gambar, tekan Ctrl + A kemudian tekan Ctrl + Shift + F9. Perlu Anda perhatikan, beberapa pabrikan mungkin perlu menyertakan Fn untuk mendapatkan tombol F9.
Menolak embedded fonts
Penyebab file Word menjadi sangat besar adalah karena adanya embedded fonts. Fitur ini bisa Anda gunakan ketika Anda menggunakan font khusus yang tida standar dan berencana untuk membuka di perangkat lain.
Embedded fonts memungkinkan Anda mendapatkan font yang sama di berbagai perangkat, meskipun Anda tidak instal font di perangkat tersebut.
Akan tetapi, terkadang fitur ini akan memberatkan dan membuat ukuran file menjadi besar. Dengan begitu, Anda bisa mematikan penyematan font untuk mengurangi ukuran file.
Klik tab File kemudian pilih Options.
Buka kategori Save kemudian pastikan fitur Embed fonts dalam keadaan mati.
Menyimpan dokumen dalam format PDF atau RTF
Mungkin banyak orang sudah tahu, menyimpan file menjadi PDF (Portable Document Format) mampu mengurangi ukuran file dan membuat ukuran file menjadi lebih kecil. Dengan begitu, dokumen PDF dapat dibagikan dengan kolega saat file Word terlalu besar.
Teknik lain yang dapat Anda coba jika file Word tampak terlalu besar atau lambat adalah dengan menyimpan file tersebut sebagai file RTF (Rich Text Format).
Cara kompres file di Microsoft Word sangat mudah kan? Jika Anda mempunyai cara lain untuk mengompres atau mengecilkan ukuran file, silakan tulis di kolom komentar.
